Direktionssekretær til et af Danmarks største akuthospitaler

Joboversigt

  • Udsendt dato
    5. august 2022
  • Udløbsdato
    19. august 2022


Job beskrivelse

Kan du se dig selv i en spændende og omskiftelig hverdag med direktionsbetjening og sekretariatsbetjening af mange interessenter? Har du lyst til at blive en del af et sekretariat på 16 engagerede medarbejdere i et inspirerende og uformelt arbejdsmiljø, så er du måske vore nye kollega i Direktionssekretariatet på Amager og Hvidovre Hospital. Vi søger en direktionssekretær, der med høj kvalitet og selvstændighed ser løsninger og er på forkant med opgaveløsningen.

Dine opgaver

Du får en koordinerende og administrativ funktion ved betjening af den samlede Direktion i samarbejde med dine kollegaer i Direktionssekretariatet. Som nogle af dine hovedopgaver skal du betjene én af vicedirektørerne og bidrage til juridisk sagsbehandling i samarbejde med juristerne, men dine opgaver kan ændre sig over tid.

Konkrete eksempler på opgaver er:

  • Sekretæropgaver for en vicedirektør, herunder være på forkant med kalenderen og have styr på input fra mange forskellige samarbejdspartnere
  • Opfølgning og referatskrivning fra møder
  • Sagsbehandling, bl.a. i forbindelse med erstatningssager når patienter mister ejendele, hvor du har kontakten med både interne og eksterne samarbejdspartnere omkring sagsforløbet
  • Bistand ved undersøgelse af journalopslag, herunder evt. udarbejdelse af statistik i Excel
  • Håndtering af telefoniske og skriftlige henvendelser til Direktionen, herunder fordeling af mailpost og journalisering
  • Indkøbe kontorartikler mv. og godkende faktura samt regnskab for Direktionen i regionens SAP- og TUR-system
  • Større og mindre ad-hoc opgaver, diverse administrative opgaver mv.
  • Løbende forberedelse og planlægning af møder, herunder klargøring af mødeforplejning

Din profil

Generelt har du situationsfornemmelse, er imødekommende og kan lide at være blæksprutte. Du har overskud til en dagligdag, hvor to dage ikke er ens.

Du skal trives med at samarbejde på tværs af forskellige faggrupper og dermed også kunne navigere i et komplekst felt med mange interessenter.

Du engagerer dig og bidrager til det gode kollegaskab.

Afgørende for løsning af dine opgaver er:

  • Du har en relevant administrativ uddannelse og gerne erfaring fra sundhedsvæsenet samt fra en tilsvarende stilling
  • Du har gode formidlingsevner i skrift og tale, og hvis du også har det på engelsk, vil det være en fordel
  • Du er proaktiv og har fokus på fremadrettet planlægning
  • Du evner at prioritere blandt mange konkurrerende deadlines og alligevel levere god kvalitet
  • Du bevarer overblikket, men har samtidig sans for detaljen
  • Du har forståelse for, hvad der rører sig på hospitalet og kan anvende det i opgaveløsningen
  • Du skal kunne arbejde på egen hånd men samtidig kunne række ud til dine kollegaer for sparring og koordination – fordi vi i fællesskab skaber de bedste løsninger

Løn og ansættelsesforhold

Stillingen er til besættelse snarest muligt, med en gennemsnitlig arbejdstid på 37 timer med tilstedeværelse i kontortiden. Løn og ansættelsesforhold er i henhold til gældende overenskomst for HK.

Direktionssekretariatet består af 16 medarbejdere, der repræsenterer både administrativ, sundhedsfaglig og akademisk ekspertise. Sekretariatet ledes af sekretariatschefen. Dit arbejdssted bliver på Hvidovre Hospital med mulighed for hjemmearbejde indimellem.

For yderligere oplysninger er du velkommen til at kontakte sekretariatschef Anne Thesbjerg Christensen på tlf. 9385 8188 eller direktionssekretær Kia Ganderup Frisenborg på tlf. 3862 1702. Du kan desuden finde mere om Amager og Hvidovre Hospital på www.hvidovrehospital.dk og www.amagerhospital.dk.

Ansøgningsfrist

Vi vægter tværfagligt samarbejde højt, og vi har en arbejdsplads med højt til loftet og en god stemning. Vi ser mangfoldighed som en styrke og opfordrer derfor alle, der kan se sig i stillingen til at søge.

Upload din motiverede ansøgning, CV, relevante bilag samt vellignende foto senest 19. august 2022. Foto samt relevante bilag kan uploades under ”øvrige dokumenter”.

Samtaler forventes afholdt den 24. august 2022 og 2. samtale den 26. august 2022.

Skriv i din ansøgning, at du fandt jobbet på workscout.dk.

Beliggenhed